Czy oprócz standardowych zapisów dotyczących warunków wykonania przewozu, zasad i terminów płatności czy też zasad zabezpieczenia przesyłki w trakcie przewozu, w treści zlecenia przewozowego powinny znaleźć się zapisy dotyczące ochrony danych osobowych?

Zlecenie przewozowe stanowi potwierdzenie zawartej między stronami umowy przewozu. W ramach realizacji umowy przewozu, zleceniodawca (nadawca) oraz przewoźnik przekazują sobie nawzajem dane osobowe swoich pracowników niezbędne do prawidłowego wykonania zlecenia, w szczególności w zakresie imienia i nazwiska, stanowiska służbowego, adresu poczty elektronicznej e-mail oraz numeru telefonu kontaktowego, a w przypadku kierowców – również numerów rejestracyjnych samochodu, numeru i serii dowodu osobistego, numeru prawa jazdy. 

Przekazanie sobie nawzajem przez strony umowy przewozu danych kontaktowych osób odpowiedzialnych za realizację umowy nie stanowi powierzenia przetwarzania danych osobowych, skutkującego koniecznością zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych, lecz jest klasycznym przykładem udostępnienia danych osobowych. Udostępnienie danych osobowych następuje na rzecz innego administratora – podmiotu, który samodzielnie będzie decydować o celach i sposobach przetwarzania pozyskanych danych osobowych. W konsekwencji, podmiot któremu udostępniono dane osobowe nie działa w imieniu administratora, lecz realizuje własne interesy związane z przetwarzaniem danych osobowych. Podstawą udostępnienia jest w tym wypadku realizacja umowy przewozu. 

W przypadku udostępnienia danych osobowych, RODO, w przeciwieństwie do powierzenia danych osobowych nie wprowadza obowiązku zawarcia przez strony umowy ani też sformalizowania relacji udostępnienia w inny sposób. Nie można jednak zapominać o konieczności spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO w stosunku do pracowników drugiej strony umowy przewozu. Mimo braku ustawowego wymogu, warto umieścić w treści zlecenia przewozowego zapis dotyczący udostępnienia danych osobowych, w którym uregulowana zostanie również kwestia wymogów bezpieczeństwa przetwarzania danych, czy też wymogów wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Szczególnie ważne jest też, aby zadbać o odpowiednie bezpieczeństwo udostępnionych danych osobowych, m.in. poprzez wdrożenie wewnętrznych polityk ochrony danych.

W przypadku chęci skonsultowania treści zapisu w zleceniu przewozowym dotyczącego udostępnienia danych osobowych czy też chęci wdrożenia wewnętrznej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. 

Patrycja Wróblewska

adwokat