POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
w Kancelarii Adwokackiej IURIDICA Majerska B. Majerski s.c.

Kraków, dnia 28 kwietnia 2021 r.

I. Definicje

Administratorzy – Agata Majerska i Bartosz Majerski prowadzący działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej Kancelaria Adwokacka IURIDICA A. Majerska B. Majerski s.c., 30-536 Kraków, ul. Czarnieckiego 8/4;

Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii;

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych;

Podmiot danych – osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratorów;

II. Przetwarzanie danych osobowych przez Administratorów

  1. Administratorzy, w związku z prowadzoną działalnością gromadzą i przetwarzają Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO oraz polskimi przepisami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych.
  2. W celu zapewnienia przejrzystości przetwarzania Danych osobowych, Administratorzy informują o ich przetwarzaniu w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania. Administratorzy zapewniają, aby Dane osobowe były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu, a przetwarzanie trwało tylko przez niezbędny okres.
  3. Administratorzy zapewniają, iż Dane osobowe przetwarzane są w sposób bezpieczny i z zachowaniem poufności oraz zapewniają dostęp do informacji o przetwarzaniu Podmiotom danych. W przypadku, gdy pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa dochodzi do naruszenia ochrony Danych osobowych, Administratorzy poinformują o tym Podmioty danych, w sposób zgodny z odpowiednimi przepisami.
  4. Administratorzy wyznaczyli osobę odpowiedzialną za przetwarzanie danych osobowych – Koordynatora ds. ochrony danych osobowych, z którym można się skontaktować w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych przez Administratorów pod adresem e-mail: p.wroblewska@iuridica.com.pl. Kontakt bezpośrednio z Administratorami jest możliwy poprzez adres e-mail: kancelaria@iuridica.com.pl oraz drogą pocztową na adres Kancelaria Adwokacka IURIDICA A. Majerska B. Majerski s.c., 30-536 Kraków, ul. Czarnieckiego 8/4.

III. Bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez Administratorów

  1. Mając na uwadze bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez Administratorów, Administratorzy zapewniają, iż dostęp do Danych osobowych mają jedynie osoby upoważnione i wyłącznie w niezbędnym zakresie ze względu na wykonywane przez te osoby zadania. Ponadto, Administratorzy stosują techniczne i organizacyjne rozwiązania w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na Danych osobowych są rejestrowane i dokonywane wyłącznie przez uprawnione do tego osoby.
  2. Administratorzy podejmują niezbędne działania, by ich podwykonawcy i współpracownicy dawali gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratorów.
  3. Administratorzy prowadzą na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem Danych osobowych i monitorują adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do zidentyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administratorzy wdrażają dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

IV. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych

  1. Kontakt z Administratorami drogą telefoniczną

W sytuacji kontaktowania się z Administratorami drogą telefoniczną w sprawach niezwiązanych z świadczonymi przez Administratorów usługami lub zawartą umową, Administratorzy mogą przetwarzać Dane osobowe tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. W takim przypadku, podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

  1. Kontakt z Administratorami drogą mailową lub pocztą tradycyjną

W sytuacji kontaktowania się z Administratorami drogą mailową lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej w sprawie niezwiązanej z świadczonymi przez Administratorów usługami lub zawartą umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji będą przetwarzane przez Administratorów wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja. W takim przypadku, podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą. Korespondencja mailowa oraz tradycyjna są przechowywane w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w nich Danych osobowych i ujawniana jedynie upoważnionym osobom.

  1. Kontakt z Administratorami za pośrednictwem formularza kontaktowego

W sytuacji kontaktowania się z Administratorami za pośrednictwem formularza kontaktowego, dane osobowe zawarte w formularzu kontaktowym będą przetwarzane przez Administratorów wyłącznie w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi zapytania przesłanego przez formularz kontaktowy. W takim przypadku, podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na komunikacji z użytkownikami strony internetowej.

  1. Przesyłanie przez Administratorów newsletterów

W sytuacji zapisu na newsletter na stronie internetowej Administratorów, Dane osobowe w postaci imienia, nazwiska oraz adresu poczty elektronicznej będą przetwarzane przez Administratorów w celu świadczenia usługi polegającej na przesyłaniu informacji zawierających treści o tematyce prawnej, informacji dotyczących wykładów, szkoleń, konferenji powiązanych z tematyką transportu, spedycji, logistyki. W takim przypadku, podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Administratorzy nie mogą przetwarzać danych w przypadku wypisania się z newslettera (rezygnacji z newslettera) poprzez wysłanie stosownego żądania do Administratorów za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: kancelaria@iuridica.com.pl lub w formie pisemnej na adres Administratorów.

  1. Wykonywanie przez Administratorów zawartych umów

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administratorzy przekazują Podmiotowi danych szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jego Danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratorów działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

  1. Przetwarzanie danych osobowych członków personelu klientów/kontrahentów
  1. W związku z zawieraniem umów handlowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Administratorzy pozyskują od klientów/kontrahentów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
  2. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratorów oraz ich klienta/kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp do danych w oparciu o przepisy z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań prowadzonych w oparciu o prawo zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym przez te przepisy. Dane te przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.
  1. Rekrutacja
  1. W ramach procesów rekrutacyjnych Administratorzy oczekują przekazywania Danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
  2. Dane osobowe są przetwarzane:
    1. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorach (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
    2. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO);
    3. w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez Administratorów, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
    4. w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratorów jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy;
    5. w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratorów ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratorów – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  3. W zakresie, w jakim Dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, można tę zgodę wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są po upływie dwóch lat – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.
  4. Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratorów. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

8. Inne przypadki gromadzenia danych

Administratorzy gromadzą Dane osobowe także w innych przypadkach takich jak: konferencje i spotkania branżowe, spotkania biznesowe, jak również poprzez wymianę wizytówek. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane.

V. Odbiorcy danych

W ramach prowadzonej działalności, Administratorzy ujawniają Dane osobowe zewnętrznym podmiotom, w szczególności: podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, rachunkowe, kurierom, dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu. Administratorzy mogą ujawniać wybrane informacje dotyczące Podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

VI. Przekazywanie danych poza EOG

  1. Administratorzy przekazują Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony (informując o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania), przede wszystkim poprzez:
    1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
    2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych;
    3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;

VII. Okres przetwarzania danych osobowych przez Administratorów

  1. Okres przetwarzania Danych osobowych przez Administratorów zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania Danych osobowych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratorów, dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
  2. Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

VIII. Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

  1. W związku z przetwarzaniem Danych osobowych, Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
    1. prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administratorzy przekazują osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
    2. prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administratorzy przekazują kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
    3. prawo do sprostowania – Administratorzy zobowiązani są usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
    4. prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
    5. prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administratorzy zaprzestają wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą, oraz przechowywania danych, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji – lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
    6. prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administratorzy wydają dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratorów, jak również wskazanego podmiotu;
    7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
    8. prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratorów (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
    9. prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
    10. prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  2. Żądania dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić drogą elektroniczną na adres: kancelaria@iuridica.com.pllub w formie pisemnej na adres: Kancelaria Adwokacka IURIDICA A. Majerska B. Majerski s.c., 30-536 Kraków, ul. Czarnieckiego 8/4. Jeżeli Administratorzy nie będą w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwrócą się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
  3. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administratorzy informują wnioskodawcę o przyczynach tego działania.

IX. Zmiany Polityki przetwarzania danych osobowych

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja polityki została przyjęta 28.04.2021 r.