e-Doręczenia to usługa, która umożliwia odbieranie, wysyłkę i przechowywanie korespondencji drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z dokumentów w wersji papierowej. Jest to odpowiednik rejestrowanej przesyłki pocztowej, która daje gwarancję jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata, tajemnicy korespondencji, integralności przesyłanych danych, możliwość szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy, dostęp do wiarygodnych i prawnie akceptowanych dowodów wysyłki i odbioru, dostęp do informacji o dacie i czasie wysyłania i otrzymania korespondencji. Aktem prawnym regulującym komunikację w ramach Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych jest Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r.
Co do zasady usługa rejestrowanego doręczenia będzie odpłatna. Opłacie nie będzie podlegać elektroniczna korespondencja między podmiotami publicznymi, a także korespondencja kierowana elektronicznie przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego. Pozostałe doręczenia elektroniczne będą podlegały opłacie.
Baza adresów elektronicznych (BAE) jest rejestrem publicznym prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. W BAE znajdą się adresy do e-Doręczeń dla podmiotów publicznych, przedsiębiorców oraz obywateli. Adres elektroniczny ujawniony będzie również w rejestrach KRS lub CEIDG.
Z usługi e-Doręczenia będzie mógł skorzystać każdy, od podmiotu publicznego po obywatela i przedsiębiorcę. Natomiast aby z usługi skorzystać konieczne będzie założenie adresu do doręczeń elektronicznych, wpisanie go do bazy adresów elektronicznych (BAE) i aktywowanie. Wpisany do CEIDG przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą będzie zobowiązany do posiadania adresu do e-Doręczeń, dodania go do BAE i wykorzystywania do komunikacji w sprawach związanych z działalnością. Identyczna zasada dotyczy przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Każdy podmiot publiczny ma również obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych. Pozostałe podmioty (przede wszystkim osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) mogą posiadać adresy do doręczeń elektronicznych dobrowolnie.
Aby rozpocząć korzystanie z e-Doręczeń konieczne jest w pierwszej kolejności złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Wniosek składa się elektronicznie, niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego lub e-dowodu aby zalogować się do serwisu Biznes.gov.pl. Wniosek zostanie sprawdzony pod względem merytorycznym i formalnym, aż w końcu Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Aby adres do e-Doręczeń był widoczny w BAE i skrzynka zaczęła działać konieczna jest aktywacja. Na aktywowany adres do e-Doręczeń zostanie skierowana wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń będą przesyłać korespondencję tylko elektronicznie na adres wpisany do BAE. Usługa utworzenia adresu do e-Doręczeń i jego wpisanie do BAE jest bezpłatna.
Terminami istotnymi z perspektywy prowadzonych działalności gospodarczych obowiązków nałożonych na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych tj. terminami do kiedy konieczne jest utworzenie adresów do e-doręczeń i wpisania ich do Bazy Adresów Elektronicznych:
10 marca 2024 r. – podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego
30 września 2026 r. – podmioty niepubliczne wpisane o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG na dzień 10 grudnia 2023 r.).
Od 30 września 2025 r. jeżeli podmiot wpisany do CEIDG na dzień 30 stycznia 2023 r. będzie składać wniosek o jakąkolwiek zmianę wpisu w CEIDG to obowiązek utworzenia adresu do e-doręczeń będzie go dotyczył. Więcej szczegółów dotyczących terminów utworzenia adresów do e-doręczeń znajduje się w harmonogramie wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.
Wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń można złożyć już w tym momencie. Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie. Wniosek może złożyć osoba umocowana do działania w imieniu spółki – tj. zgodnie z reprezentacją z KRS lub pełnomocnik. Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Wniosek można złożyć korzystając z tego linku, tj. korzystając z usługi na stornie biznes.gov.pl.
Przed rozpoczęciem uzupełniania wniosku najlepiej przygotować wszelkie niezbędne dane:
- nazwę spółki (w przypadku CEIDG imię i nazwisko przedsiębiorcy)
- numer REGON
- numer NIP
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – numer KRS, jeżeli został nadany
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – oznaczenie formy prawnej
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – siedzibę i adres
- dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – adres e-mail do przesłania informacji o utworzeniu adresu i aktywacji skrzynki
- imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora)
Do wniosku nie ma potrzeby składania załączników. Jedynie jeżeli wniosek składa pełnomocnik to musi zostać dołączone pełnomocnictwo i dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.
Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń, aktywacja adresu będzie niezbędna aby adres był widoczny w bazie adresów elektronicznych i skrzynka zaczęła działać. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki. [Z instrukcji na stronie internetowej biznes.gov.pl wynika, iż po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej administrator skrzynki do e-Doręczeń musi się zalogować do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system prosi o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia z Biznes.gov.pl.]. Po aktywacji Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych, a na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE. Założenie adresu do e-Doręczeń i wpisanie go do Bazy Adresów Elektronicznych nie podlega opłacie.
Podsumowując, nałożenie na przedsiębiorców oraz podmioty publiczne obowiązku posiadania adresów do e-Doręczeń z pewnością zrewolucjonizuje obieg dokumentacji i doprowadzi do wyłącznie elektronicznego obiegu dokumentów oraz wyeliminowania dokumentacji papierowej. Doręczenia elektroniczne powinny stanowić o szybszej ścieżce kontaktu z administracją publiczną oraz pomiędzy przedsiębiorcami. Dopiero po wdrożeniu e-doręczeń w stosunku do wszystkich podmiotów zobligowanych do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będzie można ocenić ich pozytywny wpływ na usprawnienie komunikacji i obiegu korespondencji. Z uwagi na różne terminy obowiązkowego posiadania adresu do e-doręczeń i wpisania go do Bazy Adresów Elektronicznych może to nastąpić dopiero po wprowadzeniu e-doręczeń przez wszystkie podmioty.
Aktualizacja z dnia 19 stycznia 2024 r.:
Wobec ostatnich, ubiegłorocznych zmian wprowadzonych przez polskiego ustawodawcę obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń został ponownie odroczony w czasie.
Ustawą z dnia 12 grudnia 2023 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych ustalono, że termin wdrożenia rozwiązań dot. e-Doręczeń określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji nie może być wcześniejszy niż dzień 30 marca 2024 i późniejszy niż dzień 1 stycznia 2025 r. Następnie, Komunikatem z dnia 21 grudnia 2023 r. Minister Cyfryzacji zmienił termin wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczenia korespondencji z wykorzystaniem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym określony wcześniej jako 30 grudnia 2023 r. na dzień 01 października 2024 r.
Podsumowując, aktualne terminy, do których firma musi utworzyć adres do e-doręczeń to:
- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 roku, a w KRS od 1 października 2024 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS do 30 września 2024 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń najpóźniej od 1 stycznia 2025 roku.
Wpis przygotowała radca prawny Izabela Mrozek
