Korzystanie z rozwiązań alternatywnych wobec zatrudniania własnych pracowników, wynika z aktualnych uwarunkowań rynku pracy i występujących w wielu branżach – w tym w branży logistycznej – problemów z zatrudnieniem odpowiedniej liczby pracowników posiadających wymagane uprawnienia lub kwalifikacje, ale jest także związane z dążeniem do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności. Jedynie część z tych alternatywnych rozwiązań została uregulowana przepisami prawa – inne funkcjonują zaś w oparciu o zasadę swobody umów oraz orzecznictwo.
Jednym ze stosowanych rozwiązań jest praca tymczasowa, uregulowana przepisami ustawy z dnia 09 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Pracownik tymczasowy zatrudniany jest przez agencję pracy tymczasowej wyłącznie w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem tzw. pracodawcy użytkownika, którym w praktyce jest przedsiębiorca, który zawiera umowę z agencją pracy tymczasowej. Praca tymczasowa nie jest jednak rozwiązaniem uniwersalnym – może bowiem dotyczyć wyłącznie zadań określonych w ustawie, tj. zadań o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym lub zadań, których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe, a także zadań, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika. Korzystanie z pracy tymczasowej związane jest również z koniecznością przestrzegania maksymalnych terminów wykonywania pracy przez tego samego pracownika tymczasowego – co do zasady agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Istotą pracy tymczasowej jest bowiem ograniczony czas jej trwania, co z jednej strony należy traktować jako zaletę z uwagi na elastyczność tej formy zatrudnienia, z drugiej zaś jako wadę związaną z brakiem możliwości budowania długotrwałych relacji.
Przepisy Kodeksu pracy przewidują z kolei rozwiązanie określane potocznie „leasingiem” pracowniczym – zgodnie z art. 1741 § 1 k.p. za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. W sytuacji przewidzianej w w/w przepisie „pierwotny” pracodawca uzyskuje zgodę pracownika oraz udziela mu urlopu bezpłatnego w ściśle określonym celu, tj. w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. „Drugi” pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o pracę na określony czas, tj. na czas trwania urlopu bezpłatnego u pierwotnego pracodawcy, przejmując wszystkie prawa i obowiązki pracodawcy. Ta forma sprawdza się zazwyczaj w sytuacjach, gdy „pierwotny” pracodawca przez określony czas nie ma możliwości zapewnienia pracy swoim pracownikom, przykładowo z uwagi na sezonowość pracy lub czasowy przestój, ale równocześnie nie chce zakończyć stosunków pracy łączących go z pracownikami – wówczas na określony czas funkcje formalnego i rzeczywistego pracodawcy przejmuje „drugi” pracodawca.
Wobec ograniczeń, z którymi związane jest korzystanie z pracy tymczasowej lub leasingu pracowniczego w obrocie popularność zyskują umowy outsourcingu pracowniczego. Z uwagi na brak regulacji prawnych dotyczących umowy outsourcingu, wskazanie jej cech charakterystycznych opiera się na poglądach orzecznictwa i doktryny. Bazując właśnie na orzecznictwie i doktrynie należy wskazać, że istota outsourcingu polega na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego określonych funkcji realizowanych przez to przedsiębiorstwo i przekazaniu ich do realizacji innym podmiotom gospodarczym (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 21/15). Na podstawie umowy outsourcingu przedsiębiorca świadomie przekazuje więc firmie zewnętrznej pewien „wycinek” swojej działalności. W zakresie usług, które mogą stanowić przedmiot umowy outsourcingu, w orzecznictwie i doktrynie pojawia się rozróżnienie na:
- outsourcing w znaczeniu węższym – tj. dotyczący wewnętrznych potrzeb przedsiębiorcy (np. obsługa płacowa, obsługa kadrowa, obsługa działu BHP lub IT);
- outsourcing w znaczeniu szerszym – tj. dotyczący właściwej działalności przedsiębiorcy, czyli usług, których adresatem są klienci przedsiębiorcy
Powszechnie występującym rozwiązaniem jest zawieranie umów outsourcingu, których przedmiot stanowią usługi pomocnicze, związane z wewnętrznymi potrzebami przedsiębiorstwa (sprzątanie, usługi księgowe, usługi HR, BHP, IT, itp.), co pozwala przedsiębiorcy na koncentrację na zasadniczym przedmiocie działalności. Zarówno doktryna, jak i orzecznictwo dopuszczają jednak outsourcing w rozumieniu szerszym, czyli dotyczący właściwej działalności przedsiębiorstwa, tj. usług adresowych do klientów przedsiębiorcy. Brak jest natomiast jednoznacznych kryteriów, jakie cechy winien spełniać ten obszar właściwiej działalności przedsiębiorstwa, który zostanie powierzony firmie zewnętrznej na podstawie umowy outsourcingu. Przedmiot umowy outsourcingu powinien jednak stanowić konkretny, zamknięty proces: zamknięty podmiotowo – tj. przedmiotem umowy są usługi świadczone dla określonego klienta bądź zamknięty przedmiotowo, tj. przedmiotem umowy jest kompleksowe świadczenie określonego rodzajów usług. Wówczas bowiem istnieje możliwość określenia przez przedsiębiorcę oczekiwanych efektów końcowych usług świadczonych przez firmę zewnętrzną. Ryzyko związane ze współpracą opartą na umowie outsourcingu wzrasta wraz z coraz większym rozdrobnieniem usług stanowiących przedmiot outsourcingu – gdy przedmiotem outsourcingu będą nawet określone, lecz zmienne zadania, a nie stałe, wyodrębnione procesy. Za nieprawidłową należy uznać również sytuację, gdy firma zewnętrzna na podstawie umowy outsourcingu będzie świadczyła dokładnie te same usługi, które równocześnie przedsiębiorca będzie świadczył osobiście lub poprzez inne firmy zewnętrzne – wówczas bowiem nie dojdzie do przekazania firmie zewnętrznej określonych, wydzielonych ze struktury organizacyjnej przedsiębiorcy, funkcji.
Przy ocenie, czy mamy do czynienia z umową outsourcingu zasadnicze znaczenie ma wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 21/15, w którym Sąd Najwyższy wskazał na różnicę pomiędzy outsourcingiem pracowniczym a zatrudnianiem pracowników własnych lub świadczeniem pracy przez pracowników tymczasowych. Podstawowa cecha odróżniająca outsourcing pracowniczy od zatrudniania pracowników własnych lub świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych to brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu, u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W przypadku umowy outsourcingu, firma zewnętrzna, na podstawie umowy zawartej z przedsiębiorcą, przyjmuje na siebie odpowiedzialność za wykonanie określonej usługi, zatrudnia do tego celu pracowników, decyduje o podstawie zatrudnienia i obsadzie stanowisk. W umowie outsourcingu powinny zostać zawarte jednoznaczne postanowienia, z których wynika, że brak jest podporządkowania pomiędzy pracownikami firmy zewnętrznej a przedsiębiorcą. Postanowienia umowy outsourcingu powinny wyraźnie precyzować, że zarówno nadzór, jak i kierownictwo nad pracownikami firmy zewnętrznej sprawuje firma zewnętrzna, powinny także wskazywać, że firma zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za efekt swoich działań. Nadzór przedsiębiorcy może być jedynie przejściowy i krótkotrwały, nie może jednak dotyczyć bezpośrednio samego procesu świadczenia usług, które są przedmiotem outsourcingu. Postanowienia umowy outsourcingu nie powinny więc uprawniać przedsiębiorcy do wydawania konkretnych instrukcji dotyczących sposobu wykonywania poszczególnych zadań – inicjatywa w tym zakresie winna zostać pozostawiona firmie zewnętrznej, zaś nadzór przedsiębiorcy powinien dotyczyć wskazywania oczekiwanego efektu działania firmy zewnętrznej. Warto również zwrócić uwagę na okoliczność, iż współpraca na podstawie umowy outsourcingu może wymagać od przedsiębiorcy udostępnienia firmie zewnętrznej szeregu informacji o charakterze poufnym. W umowach powinny znaleźć się więc postanowienie dotyczące zobowiązania firmy zewnętrznej do zachowania poufności.
Kluczowe znaczenie odgrywa kwestia faktycznej realizacji umowy outsourcingu, czyli sposób w jaki przebiega współpraca na podstawie umowy outsourcingu. Praca wykonywana przez pracowników firm zewnętrznych faktycznie musi być świadczona na rzecz firmy zewnętrznej jako podmiotu, który „dostarcza” przedsiębiorcy określone usługi, nie na rzecz przedsiębiorcy. Jeżeli współpraca faktycznie przebiega w ten sposób, że przedsiębiorca wydaje polecenia, organizuje i nadzoruje pracę wykonywaną przez pracowników firmy zewnętrznej, to istnieje duże ryzyko uznania, że umowa outsourcingu została zwarta w celu obejścia przepisów o zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Nieprawidłowo stosowany outsourcing związany jest również z innymi ryzykami, m.in. w sytuacji, gdy firma zewnętrzna nie będzie wywiązywała się ze swoich zobowiązań wobec pracowników lub będzie proponowała pracownikom gorsze warunki pracy i płacy niż przedsiębiorca proponuje własnym pracownikom – wówczas sami pracownicy firmy zewnętrznej mogą inicjować postępowania zmierzające do ustalenia istnienia stosunku pracy pomiędzy przedsiębiorcą a pracownikami firmy zewnętrznej lub jeżeli firma zewnętrzna nie będzie wywiązywała się ze zobowiązań publicznoprawnych (składki ZUS, zaliczki na podatek dochodowy, etc.).
Umowy outsourcingu nie tylko stanowią alternatywę dla zatrudniania przez przedsiębiorcę własnych pracowników, ale przede wszystkim stosowane w sposób prawidłowy i spójny są elementem nowoczesnej strategii zarządzania przedsiębiorstwem. Współpraca prowadzona na podstawie umowy outsourcingu nie może być jednak traktowana jako prosta alternatywa dla pracy tymczasowej – postawienie znaku równości pomiędzy pracą tymczasową a umową outsourcingu może bowiem skutkować uznaniem, że umowa outsourcingu ma charakter pozorny, co z kolei wiąże się z szeregiem niekorzystnych konsekwencji. Prawidłowe korzystanie z outsourcingu ma wiele zalet. Niewątpliwą zaletą outsourcingu, zwłaszcza w porównaniu do leasingu pracowniczego oraz pracy tymczasowej, jest brak ograniczeń czasowych związanych z maksymalnymi terminami korzystania przez pracodawcę użytkownika z pracy tego samego pracownika tymczasowego, z którymi mamy do czynienia w przypadku pracy tymczasowej. Outsourcing pozwala również na utrzymanie przez przedsiębiorcę niższego poziomu zatrudnienia, umożliwia skoncentrowanie się przez przedsiębiorcę na wybranych obszarach działalności, a także pozwala na optymalizację wydatków związanych z utrzymywaniem zaplecza technicznego dla tych obszarów działalności, które powierzone zostały firmie zewnętrznej.
Artykuł przygotowany dla czasopisma Logistics Manager